Découvrez dans cet article les clés pour définir précisément vos besoins et sélectionner le prestataire idéal, capable d’anticiper et de maîtriser les aléas.
Définir ses besoins
Avant de démarrer vos recherches de fournisseur de boissons, prenez le temps de structurer clairement vos besoins. Cette démarche est fondamentale pour recevoir des devis adaptés et assurer un approvisionnement sans accroc le jour de votre événement. Voici les éléments clés qui sont à présenter à un fournisseur :
Le format de l’évènement
Chaque événement a ses spécificités. Un festival en plein air sur trois jours ne s’organise pas de la même façon qu’un cocktail d’inauguration de deux heures dans un espace clos.
Quel est le nombre de visiteurs ou de convives attendus ?
Ce critère influencera directement les volumes nécessaires et la logistique.
Est-ce en intérieur ou en extérieur ? En centre-ville ou isolé ?
Certains sites imposent des contraintes d’accès pour les camions, d’électricité ou de stockage.
Est-ce sur une journée/soirée ou plusieurs jours ?
Cela conditionne les besoins en réassort, en matériel frigorifique, ou en personnel de soutien.
Connaître le public attendu
Identifier les différents profils attendus vous permettra de créer une carte pertinente pour votre cible et d’éviter les erreurs de stock sur certains produits. Les typologies possibles :
- Jeune public
- Public familial
- Professionnels ou clientèle premium
- Amateurs de produits locaux
Le volume de consommation estimé
La hantise de tout événement : la rupture de stock en plein service, ou son opposé, un excédent difficile à stocker.
Si vous avez des éditions précédentes, analysez les chiffres de consommation (ratios par personne/jour pour différents types de boissons).
Pensez aussi aux pics de consommation : les heures de forte affluence, les moments de repas ou de concerts principaux.
Une carte des boissons à l’image de l’évènement
Votre sélection de boissons est essentielle pour incarner l’esprit de votre événement et assurer la satisfaction de votre public.
- Bières : pression ou tank ? Locale ou grandes marques ? Blonde, IPA, sans alcool ?
- Vins : en bouteille ou en bib pour les volumes ? En bouteille jetable ou réutilisable ? Origine régionale ? Bio ?
- Sodas et limonades : classiques (eaux, sodas) ou alternatives originales (thés glacés artisanaux, kombuchas, détoxifiantes ? limonades locales) ?
- Boissons premiums : mocktails, spiritueux, champagne, cocktails signatures…
Cette carte peut aussi être un levier de communication : mettre en avant un partenariat avec un brasseur local, français, international ou un domaine viticole, ce choix renforcera l’authenticité de votre événement.
Un fournisseur compétent vous accompagnera dans ces décisions stratégiques et pourra négocier les meilleurs tarifs auprès de ses partenaires.
L’organisation d’un festival ou d’un événement d’envergure représente un défi logistique considérable en matière de gestion des boissons. Volumes importants, livraisons séquencées, pics de consommation, imprévus… Face à ces enjeux, l’expertise d’un fournisseur de boissons est indispensable pour un événement sans accrocs.
Découvrez dans cet article les clés pour définir précisément vos besoins et sélectionner le prestataire idéal, capable d’anticiper et de maîtriser les aléas.
Comment choisir son fournisseur de boissons ?
Le choix et la qualité de l’offre
L’objectif est d’avoir une carte cohérente avec votre événement, en intégrant à la fois des références classiques et quelques produits “signatures” pour correspondre à l’ADN de votre événement.
Assurez-vous que le fournisseur puisse vous proposer une sélection adaptée à l’ensemble de votre public durant l’événement.
La qualité de l’accompagnement technique et logistique
Une logistique mal orchestrée peut faire basculer votre événement en un quart de tour. Le distributeur de boisson doit être un partenaire de logistique fiable et efficace : livraison, stockage, réassort, matériel à disposition, consignes, reprise des invendus, etc. Voici quelques précisions :
Livraison : la flexibilité des créneaux horaires et la capacité à livrer sur des sites complexes (zones piétonnes, festivals isolés, etc.) sont essentielles.
Stockage : certaines boissons doivent être conservées au frais, comme la bière, afin d’optimiser le service et éviter la perte. Assurez-vous d’avoir anticipé vos besoins en solution de stockage frigorifique : camions, remorques, chambres froides, que le fournisseur propose des solutions adaptées, camions frigorifiques, chambres froides, etc.
Réassort : pour les événements sur plusieurs jours ou à fort débit, vérifiez si un réapprovisionnement de dernière minute est possible pour anticiper les aléas.
Matériel fourni : certains fournisseurs mettent à disposition des tireuses à bière, des bars mobiles, des frigos, ou même des verres réutilisables consignables.
Technique : l’accompagnement avant, pendant et après l’évènement.
Sans oublier la gestion des déchets et la dimension de durabilité, qui impliquent la mise en place de démarches écoresponsables, par exemple : la consignation des produits vendus, le recyclage, le tri sélectif, afin de réduire l’impact environnemental et la production de déchets.
Le service client et la réactivité
Ne vous contentez pas uniquement des produits et de la logistique du fournisseur : privilégiez une société qui met l’humain au centre de sa prestation. Assurez-vous d’avoir un interlocuteur unique qui connaît parfaitement vos contraintes et vos priorités, mais aussi qu’il soit capable de vous accompagner rapidement durant l’événement en cas d’imprévu.
Imaginez qu’un fût ne fonctionne plus ou bien qu’un frigo cesse de fonctionner en plein pic de l’événement ? La réactivité est essentielle pour accompagner vos équipes tout au long de l’événement.
Le local : un partenariat fiable !
C’est un argument supplémentaire à votre communication qui pourra mettre en avant les circuits courts et la richesse des produits artisanaux (bières artisanales, vins régionaux, sodas et limonades bio et/ou locaux).
Convenez d’un contrat de visibilité avec votre fournisseur en échange de conditions avantageuses ou de volume, vous pouvez proposer une mise en avant du producteur à travers :
- Des supports de communication pour les réseaux sociaux.
- Signalétique sur les bars
- Vente ou dégustation en stand dédié.
- Verres réutilisables avec les logos de partenaires
Conclusion
Bien choisir son fournisseur de boissons, c’est garantir une expérience sans couture pour les participants et une logistique maîtrisée.
Dernier conseil : anticipez, posez les bonnes questions, privilégiez l’expertise.
Les erreurs à éviter :
- Choisir uniquement sur le critère du prix
- Ne pas prévoir de plan B en cas de rupture
- Sous-estimer la logistique ou la consommation réelle
- Ignorer l’importance de la qualité du service logistique et technique (matériel, maintenance, etc.).